Les audits d'imprimantes peuvent prendre beaucoup de temps lorsqu'il s'agit de collecter des données sur les imprimantes et de tirer des conclusions. Dans cet article, nous allons partager 5 astuces qui faciliteront grandement la vie de toute personne effectuant un audit d'imprimante ou traitant les données.
1. Vous avez besoin d'un collecteur de données
Aujourd'hui, vous avez de nombreuses possibilités de collecter des données sans même passer chez le client. Le collecteur de données vous aidera à découvrir tous les dispositifs d'impression en ligne et vous donnera des informations sur l'utilisation pendant la période d'audit, les messages d'erreur, la consommation de toner et bien plus encore.
La bonne nouvelle, c'est qu'il est 100% automatisé après son installation. Laissez-le fonctionner pendant au moins 14 jours avant de tirer des conclusions et si possible, pendant un mois.
TIP: Do you already have a data collector option in your company? If not there are often options for a free trial where you can get insights about counters, usage, etc.
2. Utiliser le prix estimé ou le prix réel ?
En attendant la collecte des données, nous vous recommandons d'examiner les coûts d'impression. Avez-vous accès aux contrats de location/service/MPS ? Commencez à organiser les coûts en groupes afin qu'ils soient prêts à être "mappés" à vos données.
Si vous utilisez un outil de gestion d'imprimante, vous avez peut-être déjà accès à une sorte de tarification de groupe. Si oui, il suffit de créer un groupe par modèle et d'ajouter votre prix estimé par modèle.
Si vous disposez des contrats, créez-les dans votre outil de gestion des imprimantes et ajoutez la tarification exacte.
TIP: Start with estimated pricing so you can present some costs and then add the actual pricing afterward if needed.
3. Créer un modèle pour les audits
Il existe des tonnes de bonnes façons de créer des rapports. Si vous disposez d'Excel, de Google Sheets ou de tout autre outil de calcul, vous pouvez créer un modèle dans lequel vous pouvez copier-coller les données de votre collecteur de données. Vous minimiserez ainsi le risque d'échec et le modèle travaillera pour vous, ce qui vous permettra de consacrer du temps aux conclusions plutôt qu'à la configuration.
Si vous disposez d'un outil de gestion des imprimantes, vous avez peut-être déjà accès à des rapports intégrés qui prennent en charge cette fonction. Vérifiez d'abord cela.
(Il s'agit d'une opération ponctuelle, car pour votre prochain audit, vous pourrez réutiliser votre modèle).
TIP: If you already have a printer management tool, use the pages printed reports and create your audit around that data.
4. Ajout des données du collecteur de données de l'imprimante
Selon le collecteur de données, vous pouvez avoir la possibilité d'exporter les données dans un format permettant de les insérer dans votre feuille Excel ou Google. Nous vous recommandons d'ajouter un onglet avec toutes les données afin qu'il soit facile de documenter les raisons pour lesquelles vous avez conclu comme vous l'avez fait.
TIP: This can be a hassle, so we recommend using a printer management tool/printer audit tool if possible to avoid mistakes. If you do not have one but just a long list of data, we recommend not rushing this process. Remember the coffee and clear eyes, this is where things can go wrong :-)
5. Le présenter
Marquez une réunion en ligne et partagez votre écran ou rendez visite au client et présentez les résultats. Les données sont réelles et représentent les 30 derniers jours, la seule question est donc de savoir si ce mois-ci représente un volume mensuel moyen.
TIP: This is based on actual data. It makes things so much easier to understand as its real life. No assumptions and no guesstimates. However, if the period you have been collecting data is not representing the average, then recommend maybe another 14 days of data collection.
La conclusion
La meilleure recommandation est de disposer d'un outil automatisé qui élimine les tâches coûteuses en temps et offre plus de temps pour réfléchir aux meilleurs conseils.
Allez-vous finir par recommander l'achat de nouvelles imprimantes laser ou le réaménagement de celles qui existent déjà ? Vos données doivent étayer cette affirmation par une explication simple.
À propos de 3manager :
3manager est un outil de gestion d'imprimantes multiplateforme et indépendant des fournisseurs, conçu pour faciliter les audits d'imprimantes, la gestion continue des imprimantes, le suivi des coûts, suivi de la consommation d'encre, des cartouches et bien plus encore.
If you are looking for help to your printer audits, feel free to have a look at our free trials.
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