Selon les demandes que nous recevons lorsque nos clients utilisent 3manager pour des audits, nous avons souvent des questions liées aux contrats existants, aux fournitures et à d'autres éléments ce qui rend le remplacement des imprimantes un peu plus complexe que prévu.
Nous vous recommandons toujours de vous assurer d'avoir une vue d'ensemble claire de votre situation actuelle, afin d'avoir tous les éléments en main lorsque vous discutez de nouvelles solutions avec votre gestionnaire de comptes d'imprimantes de bureau.
Voici quelques conseils à retenir lors du remplacement des imprimantes :
1. Est-ce qu'il vous reste des fournitures ?
Les fournitures restantes de vos imprimantes sont l'une des choses les plus difficiles à gérer mais qui représentent une grande valeur.
Si vous envisagez de remplacer des imprimantes, un contrôle des fournitures est nécessaire car ces articles représentent un excellent rapport qualité-prix.
Imaginez que vous ayez 15 imprimantes couleur comprenant 4 toners dont il reste 50% chacun. Un toner peut facilement coûter 100 euros. En utilisant cet exemple, la valeur serait donc d'environ 3000 euros.
Le gros problème ici est que, même s'il représente une valeur, il n'a aucune utilité pour les autres acheteurs si le produit est usagé.
Une solution simple consiste à s'assurer que la nouvelle imprimante n'est pas connectée avant que l'ancienne ne soit à sec et que les toners de rechange n'aient été utilisés eux aussi.
Discutez avec votre responsable de compte pour savoir comment utiliser les toners existants afin de réduire les pertes autant que possible.
Conclusion :
Assurez-vous de créer une vue d'ensemble de votre situation actuelle. Soit en vérifiant chaque dispositif, soit en utilisant des outils comme 3manager pour scanner vos imprimantes. Plus vous avez de dispositifs, plus cela demande du temps.
Veillez à informer votre gestionnaire de compte de ce statut afin qu'il ait la possibilité de l'inclure dans le planning de livraison.
2. Connaître les contrats de service existants
Dans certains cas, si vous avez un contrat de service, il peut y avoir des conditions qui doivent être résiliées avant que vous puissiez remplacer l'imprimante. Les cas suivants sont souvent des scénarios typiques :
La résiliation doit être effectuée au moins 3 mois avant la date d'expiration, sinon elle sera prolongée automatiquement jusqu'à 12 mois.
Il y a un volume minimum par mois, y compris les fournitures, que vous devez payer pour une certaine période.
Il existe différents prix pratiqués en fonction des volumes. Dans ce cas, il est très important de contrôler le nombre de pages que vous imprimez afin de comprendre le véritable coût de possession.
Dans de nombreux cas, votre gestionnaire de compte peut vous aider à faire le point et à inclure les coûts de ces contrats existants dans votre nouvelle configuration.
Conclusion :
Obtenez un aperçu de tous vos contrats et mettez-les en correspondance avec vos imprimantes afin de savoir facilement quelles imprimantes sont sous contrat. Veillez ensuite à ce qu'ils soient résiliés afin d'éviter tout coût supplémentaire au cours d'une période où vous devrez payer de nouvelles imprimantes ainsi que les anciens contrats.
Plus vous avez de contrats, plus complexe il peut l'être de suivre les coûts d'impression. Nous vous recommandons d'utiliser des outils pour gérer vos contrats. Chez 3manager, l'une des fonctions les plus utilisées est la fonctionnalité de gestion des contrats qui vous aidera à créer et à maintenir un aperçu des obligations contractuelles.
3. Surveillez votre consommation d'encre pendant un certain temps avant d'envisager de nouvelles imprimantes
Quels sont vos besoins d'achat ? Plus vous avez d'imprimantes, plus il est difficile de le savoir. Dans ce cas, votre gestionnaire de compte effectuera un audit, pour comprendre vos besoins. Cependant, si vous avez déjà installé un outil de monitoring, il y aura beaucoup de données qui aideront votre account manager à visualiser les nouveaux coûts.
C'est là que les outils basés sur les données sont très pratiques, car le client et le revendeur utilisent les mêmes données et il est beaucoup plus aisé de comprendre le " quoi, pourquoi et quand " plus rapidement.
Conclusion :
Commencez à suivre votre comportement en matière d'impression à l'aide d'outils basés sur les données, qui vous permettront d'être toujours à jour et dont les données pourront être réutilisées lors de l'achat de nouvelles imprimantes.
If you have any questions about how to monitor printers, contracts or other things related to this business, feel free to contact us.
Merci de votre lecture,
L'équipe 3manager
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